1.1.1 Initialisation de la démarche

Quelle que soit sa taille, son inventaire ou les informations et données dont elle dispose concernant son patrimoine, l'état de son patrimoine et son réseau, l'organisation routière doit commencer avec les informations dont elle dispose.

Étape 1 : Établir les objectifs de la gestion de patrimoine qui s'alignent sur la mission, les résultats recherchés et la stratégie de financement de l’organisation gestionnaire. Si l'organisation routière n'a pas de mission écrite qui identifie les résultats souhaités et une stratégie de financement, celle-ci doit être élaborée et partagée avec les parties prenantes. Il est important de fixer des buts et des objectifs en dehors de ceux affectés à une seule classe d’éléments du patrimoine, afin d'obtenir une mise en perspective plus large de la part des parties prenantes, y compris les élus et le public. (Par exemple, l'objectif concernant l'état des chaussées implique les responsables des chaussées, mais les objectifs de l'état global sont élaborés ou portés par les responsables politiques et le public). 

Pour commencer, les questions à poser peuvent être les suivantes :

• Quels sont les éléments de patrimoine de l'organisation routière et dans quel état sont-ils ?
• L'organisation routière dispose-t-elle d'un inventaire ?
• Les informations relatives à l'inventaire et à l'état du patrimoine de l'organisation routière figurent-elles dans un fichier papier ou dans un fichier informatique, ou l'organisation routière dispose-t-elle d'un système de gestion informatisé ?
• L'organisation routière sait-elle combien a été investi dans les éléments de patrimoine concernés dans le passé ?
• Quelles sont les principales priorités de l'organisation gestionnaire des routes ?
• Quel est l'objectif concernant l'état des chaussées et des ponts ?
• Cet objectif est-il réaliste ou ambitieux ?
• Quelles sont les attentes du public et des responsables politiques concernant l'état du patrimoine ?  Les attentes et les objectifs sont-ils harmonisés ?
• Ces objectifs sont-ils ouvertement partagés ?
• Quelles stratégies devraient être appliquées pour atteindre ces objectifs ?

Étape 2 : Entreprendre une auto-évaluation et une analyse des lacunes afin de déterminer la position actuelle de l'organisation routière par rapport à un ensemble de pratiques de gestion de patrimoine, puis prioriser les domaines qui doivent être traités pour atteindre la position souhaitée. L'auto-évaluation la plus élémentaire peut être basée sur les cinq questions fondamentales ci-dessus; des questions plus complexes concernant les données, l'analyse, l'utilisation et la disponibilité de ces informations peuvent également être abordées. Ces informations peuvent être utilisées pour classer par ordre de priorité les points faibles qui doivent être traités.

Étape 3 : Dimensionner les actions d'amélioration spécifiques. Il est important d'avoir une vision globale de la manière dont la gestion de patrimoine est liée à la mission et à la stratégie de l'organisation. Les questions clés à aborder comprennent l'identification de la portée du patrimoine à inclure, le cadre de prise de décision, les processus opérationnels internes, les capacités, les besoins en données, ainsi que les avantages et les coûts. Les organisations routières doivent examiner leur façon de gérer leur patrimoine d’infrastructures, entreprendre une auto-évaluation et une analyse des lacunes pour évaluer où elles en sont et ce qu'elles doivent faire pour mieux gérer leur réseau. Il peut s'agir d'un besoin de données supplémentaires, d'un meilleur partage des données ou d'une amélioration des processus au sein de l'organisation. Les questions à poser sont les suivantes:

• La gestion de patrimoine est-elle une façon de faire des affaires pour l’organisation gestionnaire des routes?
• Quelles stratégies pourraient être à appliquer pour atteindre les objectifs de gestion de patrimoine ?
• Faut-il inclure des éléments de patrimoine supplémentaires dans l'approche choisie par l'organisation gestionnaire en matière de gestion de patrimoine ?
• Pour gérer les risques, l'organisation routière procède-t-elle à une analyse des risques de manière adéquate ?
• L'organisation gestionnaire gère-t-elle son patrimoine sur le long terme ?
• L'organisation gestionnaire est-elle en mesure de communiquer sur l'état, les performances et les besoins du réseau routier ?
• Une analyse détaillée des lacunes est-elle nécessaire ?

Modèles de maturité

Les mesures du degré de mise en œuvre des principes de gestion de patrimoine par les organisations peuvent aider ces dernières à identifier leurs forces et leurs faiblesses par rapport aux objectifs visés.
Les modèles de maturité peuvent être considérés comme un ensemble de lignes directrices structurées qui décrivent comment différents domaines ou domaines d'expertise d'une organisation sont en mesure de contribuer à un ensemble de résultats organisationnels prédéterminés (Volker et al., 2011).

Une définition claire et répétable des niveaux de maturité est essentielle pour l'ensemble de la procédure d'évaluation. Il est fortement recommandé d'utiliser une échelle ou une catégorisation unifiée au sein de l'ensemble de l'organisation gestionnaire, car cela permet aux responsables de comparer les différents secteurs de gestion de patrimoine et leurs processus. Bien entendu, le nombre de catégories et les échelles doivent coïncider avec les procédures d'évaluation déjà existantes et réussies. La littérature référencée (par exemple AASHTO, ISO 55000) introduit une échelle/classification à 5 ou 6 niveaux, qui nécessite des informations détaillées sur les différents processus. Toutes les organisations routières ne seront pas en mesure de collecter et d'évaluer les informations nécessaires. Ainsi, et comme point de départ, un minimum de 3 niveaux de maturité devrait être utilisé.

Ce manuel présente une matrice pour mesurer le niveau de maturité d'une organisation de gestion du patrimoine d’infrastructures, offrant3 niveaux de maturité pour les aspects suivants de la gestion de patrimoine : gestion (organisation, stratégies et performance), données et modélisation (inventaire, suivi, planification des risques et du cycle de vie), planification (gestion et plan financier, évaluation et programmation) et application (outils de gestion et communication). Les niveaux de maturité sont décrits brièvement dans le tableau 1.1.2 ci-après, tandis que la section suivante comprend une description plus détaillée de chaque dimension.

Les 3 niveaux de maturité de ce manuel peuvent être facilement étendus sous réserve de la disponibilité des informations d'entrée nécessaires.